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广东鞋业系统告诉你如何正确管理企业档案?

来源:http://gd.fasts.com.cn/news656895.html发布时间:2021/7/29 16:56:00

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  文件是企业经营过程中不可缺少的,那么企业的文件应该如何正确管理呢?关于这个问题,广东鞋业系统会给你一个详细的了解。

  1.文件不应过于细分

  "采用了适当的文件管理方法."

  “管理很好,应该没问题。”

  我想是的,但是我不知道为什么我总是觉得管理文档很难。其实这种管理有时候是因为过度管理造成的,过度管理是文件夹过度细分造成的。如果管理纸质文档,再细分文档的存放地点就太多了。

  文件夹的细化可以被认为是一种清除位置并减少查找目标文件所需时间的方法。但是如果太详细,到达目标文件需要更多的时间。

  如果过于细分,随着文件的增加,对应的文件夹也会不断增加。文件少的时候还好,但是文件夹太多的话,不知道哪些文件保存在哪个文件夹,所以查找目标文件的时间比较长。

  所以文件夹不要细分太多,相关的文件和档案要在粗略分类的过程中扔进去。比如销售信息,把每个客户的文件夹细分成每个交易文件夹就足够了。

  2.使用全文检索

  文件夹没有过度细分,文件在粗略分类后不断被扔进去。这会给查找文件带来麻烦吗?为此存在全局检索。全文检索是指从多个文件或文档中检索指定的字符串。与通常的文件内检索不同,包含指定字符串的内容可以一口气检索出来。全文检索几乎不需要时间,并且可以立即访问目标文件。但是,这种方法只能应用于数字文档,而不能用于管理纸质文档。

  3.针对不同岗位实施不同的档案管理方法

  由于工作类型不同,处理的文档也会发生变化。企业需要针对不同的岗位建立高效的管理方法。

  4.设置文件保留期

  如果不加检查,文档将不断增加。但是很多文件每天都在重复,没有必要永久保存。整理后可以发现很多被删的东西。不需要的文件将继续保存,而不设置保留期,这是管理变得复杂的一个原因。如果根据类型确定保存期限,不必要的文件将不会被存储,可以毫不犹豫地丢弃。尽可能减少不必要的文件,使文档管理更加顺畅。


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